Management Proyek Dalam Bidang IT

   
   Manajemen proyek adalah sebuah disiplin keilmuan dalam hal perencanaan, pengorganisasian, pengelolaan (menjalankan serta pengendalian), untuk dapat mencapai tujuan-tujuan proyek.

George R. Terry telah merumuskan fungsifungsi tersebut sebagai POAC (Planning,Organizing, Actuating dan Controlling).

• P lanning (Perencanaan)
• O rganizing (Pengorganisasian)
• A ctuating (Penggerakan)
• C ontroling (Pengendalian)

A. Planning (Perencanaan)
    Planning adalah proses yang secara sistematis mempersiapkan kegiatan guna
mencapai tujuan dan sasaran tertentu. Kegiatan diartikan sebagai kegiatan
yang dilakukan dalam rangka pekerjaan konstruksi, baik yang menjadi
tanggung jawab pelaksana (kontraktor) maupun pengawas (konsultan).
Kontraktor maupun konsultan, harus mempunyai konsep planning” yang
tepat untuk mencapai tujuan sesuai dengan tugas dan tanggung jawab
masing-masing.
Pada proses planning perlu diketahui hal-hal sebagai berikut :

• Permasalahan yang terkait dengan tujuan dan sumber daya yang tersedia.
• Cara mencapai tujuan dan sasaran dengan memperhatikan sumber daya yang tersedia. 
• Penerjemahan rencana kedalam program-program kegiatan yang kongkrit.
• Penetapan jangka waktu yang dapat disediakan guna mencapai tujuan dan sasaran. 

B. Organizing (Pengorganisasian)
    Organizing (pengorganisasian kerja) dimaksudkan sebagai pengaturan atas suatu kegiatan yang
dilakukan oleh sekelompok orang, dipimpin oleh pimpinan kelompok dalam suatu wadah
organisasi. Wadah organisasi ini menggambarkan hubungan-hubungan struktural dan fungsional
yang diperlukan untuk menyalurkan tanggung jawab, sumber daya maupun data.
Dalam proses manajemen, organisasi berfungsi untuk :

• menjamin terpeliharanya koordinasi dengan baik.
• membantu pimpinannya dalam menggerakkan fungsi-fungsi manajemen.
• mempersatukan pemikiran dari satuan organisasi yang lebih kecil yang berada di dalam kordinasinya.

Dalam fungsi organizing, koordinasi merupakan mekanisme hubungan struktural maupun fungsional yang secara konsisten harus dijalankan. Koordinasi dapat dilakukan melalui mekanisme :

• koordinasi vertikal (menggambarkan fungsi komando),
• koordinasi horizontal (menggambarkan interaksi satu level); dan
• koordinasi diagonal (menggambarkan interaksi berbeda level tapi di luar fungsi komando). 

C. Actuating (Penggerakan)
    Actuating diartikan sebagai fungsi manajemen untuk menggerakkan orang yang tergabung dalam organisasi agar melakukan kegiatan yang telah ditetapkan di dalam planning. Pada tahap ini diperlukan kemampuan pimpinan kelompok untuk menggerakkan; mengarahkan; dan memberikan motivasi kepada anggota kelompoknya untuk secara bersama-sama memberikan kontribusi dalam menyukseskan manajemen proyek mencapai tujuan dan
sasaran yang telah ditetapkan. Berikut ini beberapa metoda mensukseskan “actuating” yang dikemukakan oleh George R. Terry, yaitu:

• Hargailah seseorang apapun tugasnya sehingga ia merasa keberadaannya di dalam kelompok atau organisasi menjadi penting.
• Instruksi yang dikeluarkan seorang pimpinan harus dibuat dengan mempertimbangkan adanya perbedaan individual dari pegawainya, hingga dapat dilaksanakan dengan tepat oleh pegawainya.
• Perlu ada pedoman kerja yang jelas, singkat, mudah difahami dan dilaksanakan oleh pegawainya.
• Lakukan praktek partisipasi dalam manajemen guna menjalin kebersamaan dalam penyelenggaraan manajemen, hingga setiap pegawai dapat difungsikan sepenuhnya sebagai bagian dari organisasi. 
• Upayakan memahami hak pegawai termasuk urusan kesejahteraan, sehingga tumbuh sense of belonging dari pegawai tersebut terhadap tempat bekerja yang diikutinya. 
• Pimpinan perlu menjadi pendengar yang baik, agar dapat memahami
  dengan benar apa yang melatarbelakangi keluhan pegawai, sehingga dapat
  dijadikan bahan pertimbangan dalam pengambilan sesuatu keputusan. 
• Seorang pimpinan perlu mencegah untuk memberikan argumentasi sebagai
  pembenaran atas keputusan yang diambilnya, oleh karena pada umumnya
  semua orang tidak suka pada alasan apalagi kalau dicari-cari agar bisa
  memberikan dalih pembenaran atas keputusannya.
• Jangan berbuat sesuatu yang menimbulkan sentimen dari orang lain atau
  orang lain menjadi naik emosinya.
• Pimpinan dapat melakukan teknik persuasi dengan cara bertanya sehingga
  tidak dirasakan sebagai tekanan oleh pegawainya.
• Perlu melakukan pengawasan untuk meningkatkan kinerja pegawai, namun
  haruslah dengan cara-cara yang tidak boleh mematikan kreativitas pegawai

D. Controlling (Pengendalian) 
    Controlling diartikan sebagai kegiatan guna menjamin pekerjaan yang telah
dilaksanakan sesuai dengan rencana. Didalam manajemen proyek jalan
atau jembatan, controlling terhadap pekerjaan kontraktor dilakukan oleh
konsultan melalui kontrak supervisi, dimana pelaksanaan pekerjaan
konstruksinya dilakukan oleh kontraktor. Pengawas Umum (General
Superintendat) berkewajiban melakukan Pengendalian (secara berjenjang)
terhadap pekerjaan yang dilakukan oleh staf di bawah kendalinya yaitu Site
Administration, Quantity Surveyor, Materials Superintendant, Construction
Engineer, dan Equipment Engineer untuk memastikan masing-masing staf
sudah melakukan tugasnya dalam koridor “jaminan kualitas (quality
assurance)”. Sehingga, tahap-tahap pencapaian sasaran sebagaimana
direncanakan dapat dipenuhi.

Kegiatan ini berlaku juga dalam kegiatan internal konsultan supervisi, dalam
artian, kepada pihak luar konsultan supervisi itu bertugas mengawasi
kontraktor, selain itu secara internal Site Engineer juga melakukan
controlling terhadap Quantity Engineer dan Quality Engineer. Secara
keseluruhan internal controlling ini dapat mendorong kinerja konsultan
supervisi lebih baik di dalam mengawasi pekerjaan kontraktor.

Ruang lingkup kegiatan controlling mencakup pengawasan atas
seluruh aspek pelaksanaan rencana, antara lain adalah:

• Produk pekerjaan, baik secara kualitatif maupun kuantitatif Seluruh sumber-sumber daya yang digunakan (manusia, uang , peralatan, bahan)
• Prosedur dan cara kerjanya
• Kebijaksanaan teknis yang diambil selama proses pencapaian sasaran.

Controlling harus bersifat obyektif dan harus dapat menemukan fakta-
fakta tentang pelaksanaan pekerjaan di lapangan dan berbagai
faktor yang mempengaruhinya. Rujukan untuk menilainya adalah
memperbandingkan antara rencana dan pelaksanaan, untuk
memahami kemungkinan terjadinya penyimpangan.

Kesimpulan : Jika bisa mengimplementasikan atau menerapkan Management Proyek ini kita akan bisa memimpin dan mencapai targer dengan lebih tersruktur